HR mérőszámok – a toborzás hatékonysága 2.

Előző cikkemben azt ígértem, hogy „lehozom a földre” az adat-vezérelt döntéshozást, és ennek jegyében egy konkrét mérőszám kialakításával foglalkoztunk. Folytassuk ott, ahol abbahagytuk. A toborzási idő hosszánál. Legutóbb meghatároztuk a

  • mérésünk célját,
  • a mérőszámunk pontos kiszámítási módját,
  • a maximálisan elfogadható értéket
  • valamint a mérőszámunk részletekre bontásának módját a pontos akciótervek kidolgozásához.

A következő lépés, hogy ábrázoljuk a „megálmodott” információt. Lássuk, mit alkothatunk ebből vizualizációk szintjén. Készítettem egy minta adathalmazt, amin ki fogjuk próbálni a mérőszámunkat. Először természetesen egy központi szám kell, hogy felkerüljön a dashboard-ra: a toborzási folyamat hosszának átlaga a teljes szervezetre nézve és esetleg a legfontosabb részletezettségben (a mintánkon ez a szervezeti egység szerinti bontás lesz)

Az előzőekben meghatároztuk a toborzás maximálisan elfogadható hosszát is. Emellett érdemes bevezetnünk egy olyan threshold-ot is, amihez viszonyítva már kiemelkedően jónak értékeljük az eredményt. Egyszerűbben fogalmazva, bizonyos mérőszámok esetében érdemes három-elemű skálán gondolkodnunk. Valószínűleg mindenkinek meg is jelent a lelki szemei előtt a KPI-ok szokásos piros-sárga-zöld felosztása. Pontosan erről van szó.

Egy üzleti intelligencia eszközzel könnyedén megtehetjük azt is, hogy ezeket a határvonalakat „tetszés szerint” beállíthatóvá tesszük. Hasznos lehet ez például egy évtervező stratégiai meetingen, ahol pl. a kontrollingtól érkeznek az adatok, hogy mely ágazat mekkora toborzási költséget engedhet meg magának – ami alapján mi be tudjuk majd állítani a toborzásra fordítható napok maximális számát. Vizualizációs best-practice-el élve ennek a példának az ábrázolására használjunk bullet chart-ot:


Interaktív változatban kipróbálható itt.

Érdemes kipróbálni az interaktív változatot, mert rengeteg lehetőséget rejt magában egy ilyen eszközzel készült diagram. A kép jobb oldalán a legalsó paraméterrel például kiválaszthatjuk, hogy milyen részletezettségben akarjuk látni a számokat. Milyen jól jön ez akkor, amikor a megbeszélésen elhangzik a kérdés, hogy „oké, de mégis melyik telephely miatt vagyunk ennyire elmaradva az elvárásoktól?”. A válaszhoz nem kell többféle verzióval előre készülnünk. Elég egy a lehetőségekből álló listát beépítenünk ide, a többit elvégzi helyettünk az eszköz – mert erre találták ki.

A legutóbbi posztban már letettük a voksunkat a teljes időtartam részekre bontása mellett, mégpedig egyértelműen elkülöníthető feladatok/felelősök mentén. Lássuk, ez hogyan néz(het) ki diagrammon megjelenítve:

Egyelőre csak egymáshoz képest látjuk ezeket az időket, de ismét szükségünk lenne részletekre, trendekre, összefüggésekre ahhoz, hogy értéket alkossunk ebből az információból. Természetesen itt is megadhatunk elvárásokat státuszonként, de nézzünk most valami mást.

Biztosan érdekes (és értékes) találatokat rejt, ha megnézzük ezeknek az értékeknek az alakulását ágazatonként, vagy esetleg rögtön megvizsgáljuk az időbeli változást:

Figyeljük meg, hogy itt a színek nem a határokhoz képesti elhelyezkedést mutatja („ok”, „közepes” vagy „nem elfogadható”), hanem a mérőszámunk egyes dimenziókra vonatkozó értékeinek egymáshoz viszonyított helyzetét. Azaz minden táblázat egy zöld-sárga-piros skálát alkot, ahol a legrövidebb idő a zöld, és a leghosszabb pedig a piros. Így jól látszik, hogy adott időszakban hogyan viszonyulnak egymáshoz az ágazatok, vagy adott ágazatban az évek során hogyan alakultak a KPI-ok.

Az időbeli alakulás vizsgálatához választhatunk másik megjelenítési módot is (ebben az eseben kihagyva az ágazatonkénti részletezést)

Figyeljük meg, hogy a negyedéveknél megjelenő „pontok” mérete nem egyforma. Az abban az időszakban meghallgatott jelöltek számát jelzi – ahogyan ez a megjelenő tooltip-ben is olvasható.

Egyszerre több információt is megjeleníthetünk adott charton, és a legtöbb esetben ez kifejezetten hasznos. Viszont mivel alapvetően egy monitorozó dashboardot kezdtünk el készíteni a menedzsment számára, ez a fajta részletezettség ide már nem fog beleférni.

Nagyon fontos, hogy ebben a tekintetben konzisztensek legyünk. Ahogy arról már volt szó, a változások megfigyelését szolgáló (monitorozó) dashboard-nak első ránézésre áttekinthetőnek kell lennie. Emellett érdemes az eredetileg a „közönséggel” megismertetett struktúrát is változatlanul hagyni az összes frissítés során. Nem arról van szó, hogy azok, akiknek készítjük, nehéz-felfogásúak lennének – egyáltalán nem. De gondoljunk csak bele, mi a cél. Az, hogy a nehéz munkával kialakított mérőszámainkat minél gyorsabban akciótervekre váltsuk a folyamatos működés során. A fő, hogy azonnal reagálni tudjunk, ha valami nem alakul az elvárások szerint. Gyors beavatkozásra pedig csak akkor van lehetőség, ha egyetlen pillanatig sem kétséges, hogy „mit látunk az ábrán”.

Éppen ezért alakítsuk ki körültekintően a monitorozó dashboardunkat, hogy miután megismertettük azt a döntéshozókkal, már csak az adatok frissüljenek a háttérben. Ők pedig hadd lássák az aktuális állapotot akár a mobiljukon, és egyszerűen támaszkodhassanak az itt talált információra.

Az összefüggések keresését, a hatások vizsgálatát és a részletesebb kimutatásokat pedig hagyjuk azokra a megbeszélésekre, ahol a problémás területek megfigyelésével vagy a menedzsmentnek nyújtott további információval foglalkozunk.

Végül nézzünk néhány példát gyorsan áttekinthető monitoring-dashoard-okra:

 


Akinek megtetszett, és szeretné mélyebben beleásni magát a témába, annak ajánlom magunkat 😉

 

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *