Kérdések és válaszok a HR analitikáról

Biztosan sokaknak ismerős már a HR analitika, mint fogalom, mint új irány, amelynek segítségével a HR valódi üzletet támogató partnerré válhat.

Akiknek viszont még rejtély, hogy hogyan könnyíthetné meg a munkájukat valami, ami első hallásra leginkább a statisztikára esetleg adatelemzésre emlékeztet, azoknak szeretnék néhány kérdést megválaszolni, ami talán bennük is megfogalmazódott már.

Ajánlom a válaszokat azoknak is, akik az előtt a feladat előtt állnak, hogy felettesüket vagy akár egy egész szervezetet győzzenek meg az új módszer hatékonyságáról és képességeiről.
Megkértem néhány volt és jelenlegi kollégát, hogy HR-esként fogalmazzanak meg olyan kérdéseket, amik segítenének nekik megérteni, hogy mivel járulna hozzá az általam olyan sokszor emlegetett HR analitika a munkájukhoz. Álljon itt ezekből néhány:
1. Mi a HR Analitika?

Az analitika szó alapvetően adatok elemzését juttatja eszünkbe, ezért sokan azonnal továbblapoznak, amikor erről esik szó, hiszen kinek van ideje HR-esként adatokat elemezni mikor a napi adminisztráció is több időbe kerül, minthogy beleférne napi 8 órába.
Pedig éppen arról az átfogó szemléletről, módszerről van szó, ami a napi munka hatékonyságát növelve (automatizálás, önkiszolgáló riportok, stb.) lehetőséget biztosít arra, hogy az adatokat elemezve szakértelmünket megfelelően használhassuk.

2. Miért olyan fontos ez éppen most?

Az adat alapú döntéshozás előnyei napjainkban már vitathatatlanok. A HRnek, mint döntéstámogató szervezetnek minden adat rendelkezésére áll ahhoz, hogy a múlt eseményeiből és trendjeiből a jövőre nézve értékes információkat állítson elő. Az információk előállítására is nagyon sok időt fordítanak ezen a területen, hiszen riportok állnak elő itt na, mint nap végtelen mennyiségben. Mindannyian érezzük azonban, hogy ahhoz, hogy ezek az információk időben előálljanak, épen abban a formában kerüljenek a menedzsment elé, ahogy azt ők elvárják, vagy rendszeresen frissíthetők legyenek túl sok munkaórát kell befektetni, ami más HR tevékenységek rovására megy. Az elmúlt években megjelentek viszont olyan modern BI eszközök, amik ezt a problémát képesek megoldani.

3. Mire jó egy modern BI eszköz? Hasznát venném HR területen?

Alapvetően ezeket az eszközöket (Tableau, PowerBI, Qlick, stb) az az igény hívta életre, hogy az üzleti oldal munkatársai is képesek legyenek gyorsan és hatékonyan könnyen érthető, interaktív és üzleti értékkel rendelkező vizualizációkat és  elemzéseket készíteni. Az üzleti felhasználók kezében riportgyártásra vannak már eszközök, ennél többel kellett előállni. A hangsúly a hatékonyságon és az egyszerű kezelhetőségen van, hiszen a HR, pénzügy vagy bármely támogató terület munkatársai számára adnak lehetőséget adataik könnyebb ábrázolására, értelmezésére, munkájuk automatizálására.

4. Mi az, hogy önkiszolgáló riporting?

Önkiszolgálónak nevezzük a riportokat akkor, ha a felhasználó (aki számára a riport készül) a készítő segítsége nélkül tudja azokból megválaszolni a számára fontos üzleti kérdéseket. Ez alatt azt értjük, hogy nézetváltással, szűréssel, új dimenziók felhasználásával, mérőszámok különböző nézőpontok szerinti összehasonlításával testre szabhatják a riportokat.

Igazán konkrétan, ha pl. ha egy ágazatvezető az ágazatába tartozó csoportokhoz tartozó adatokat is látni akarja az összefoglaló ágazati nézeten túl, vagy pl az előző hónapban kilépettek helyett az egész éves értéket szeretné  látni, esetleg a kilépők helyett a várakozó jelöltek számára kíváncsi, ez mind elérhető legyen számára egy interaktív önkiszolgáló riportban anélkül, hogy a készítőhöz kellene fordulnia.

5. Miért emlegetjük folyton a monitoring automatizálását?

A fent leírt riport elkészítése még egy modern BI eszközzel sem ki feladat (egy hozzáértő számára legalább 1 hét munkát jelent egy ilyen összetettségű riport előállítása), így nem sok hasznunk lenne belőle, ha ezt minden hónapban újra kellene kezdenünk. A modern BI eszközök adatkapcsolati lehetőségei között az adatbázisok egész sora mellett a legtöbb fájltípus is szerepel, valamint lehetővé teszik az adatokhoz való “élő” kapcsolódást, vagy ezeknek automatikus rendszeres frissítését. Így a frissítések beállítása után az elkészített riport nagyjából magára hagyható, és a felhasználók rendelkezésére bocsátható az elkészülés után.

6. Miért jó ez Nekem?

A leginkább kézzelfogható válaszom pedig arra, hogy miért érdemes önkiszolgálóvá tenni és automatizálni a riportjainkat saját élményen alapul (bár szerintem minden támogató területen dolgozó magáénak fogja érezni a példámat). Péntek reggeli szokásos heti vezetői meeting alatt csörög a telefonom. Persze én nem vagyok bent, mint riportgazda, de az én számaim kerülnek elő, és a főnököm hív, hogy

“a múlt héten készült prezi második slide-ján a riportot kellene frissíteni, és megnézni, hogy ezen a héten hogy’ néznek ki azok az adatok, mert hát az a riport úgy tűnik, hogy tetszik a vezetőknek…”

Szerintem mindenki sejti, hogy nemhogy a meeting végére, de a munkanap végére sem készült el a frissítés, így túlórában megcsináltam, és a következő héten már rá sem néztek…
Az egész kellemetlen történet elkerülhető egy modern BI eszközben készített automatizált riporttal, aminek ideális esetben még mobilos verziója is, ami mindig kéznél lehet a vezetőinknél.

7. Rendszeresen prezentálnom kell az eredményeimet. Ebben is segít egy ilyen eszköz?

A modern BI eszközök alapvetően rendelkeznek olyan felületekkel, ahol az elkészült elemzéseket “összesíthetjük”. Ezek a legtöbb esetben dashboardok, ahol a vizualizációink, chart-jaink, elrendezhetők egy az üzleti döntéshozók számára könnyen értelmezhető formában. Az előnyük mondjuk egy ppt slide-al szemben, hogy ezek interaktívak, és az egyes elemek hatnak egymásra. Ha pl. készítünk egy térképes elemzést arról, hogy az ország mely területein mennyi idő alatt tudjuk betölteni a nyitott pozícióinkat, és feltesszük ezt egy olyan dashboard-ra, amin egyéb adatokat is megjelenítünk, a térkép adott pontjára, városára kattintva a többi elemzés erre reagál, és az adott városhoz tartozó adatokat jeleníti meg.
Vannak olyan eszközök (pl. a Tableau), amik “story-telling”-re is lehetőséget adnak. Itt egy elemzés lépésein vagy egy teljes feladaton is végigmehetünk a hallgatósággal, miközben minden “slide” interaktív nézeteket tartalmaz, így bemutatva, hogy hogyan jutottunk el a következtetéseinkig.

8. A szaktudásom és a tapasztalatom alapján legtöbbször magam előtt látom a helyes döntéseket, de legtöbbször nincs időm az érveimet riportokkal, kimutatásokkal alátámasztani. Változna ez, ha egy BI eszközt használnék?

A rövid válasz: természetesen. Ezen eszközök piaci előnyének számító egyszerű kezelhetőség olyan lehetőségeket nyújt, amiket kihasználva percek alatt könnyen érthető és adat alapú magyarázatokkal állhatunk elő, amik a szakértőként már előre látott sejtéseinket alátámasztják. A BI eszközök által támogatott drag&drop technika és a vizuális adatelemzés lehetősége segít nekünk ebben. Felteszünk a vászonra olyan adatokat, amik között összefüggést sejtünk, és az eszköz megjeleníti a mögöttük rejlő kapcsolatot, és kimutatja az egymásra hatásukat, ha valóban van ilyen.

9. Nincsenek adatelemzői ambícióim, én csak szeretném használni a HR-es szaktudásomat – kell ez nekem?

A hangsúly a hatékonyságon és az egyszerű kezelhetőségen van, hiszen a HR, pénzügy vagy bármely támogató terület munkatársai a szakértelmüket szeretnék alátámasztani egy ilyen eszköz segítségével, nem pedig pályát módosítani és adatelemzővé válni. Egy ilyen eszköz alapszintű ismerete elsajátítható már néhány napos tréningeken, használat közben pedig természetesen egyre profibbak leszünk.
Véleményem szerint mindenkinek szüksége van ilyen ismeretekre, aki adatokkal dolgozik, és meg akarja könnyíteni a mindennapi munkáját.
Emellett, mint tudjuk önmagunk folyamatos képzése elengedhetetlen ahhoz, hogy munkakörünk kiemelkedő szakemberei lehessünk. Így van ez az üzlettámogató munkakörökben is.

Mindenképpen személyes előnyt jelent hát “haladni a korral” és olyan tudással felruházni magunkat, ami nélkülözhetetlenné tesz minket az adott területen.

10. Hogyan helyettesíthetne egy modern BI eszköz egy a HR szervezet számára készített riporting platformot?

A legtöbb HR szervezetben előbb vagy utóbb felmerül az igény egy olyan platformra, ahol az összes szükséges adat elérhető, lehetőleg a legfrissebb formában. Hiszen a legtöbb problémát a HR riportok esetében a “nem azonos igazság” alapján készült kimutatások jelentik – amikor két elemzés különböző állapotú adatokból készül -, hiszen nincs is annál frusztrálóbb, mint bemutatni egy eredményt, amit a következő elemzésben mi magunk cáfolunk meg, mert az már tartalmazza az elutasított jelöltek számát is, amit idő hiányában vagy az adatok rendezetlensége okán az összes a recruitment által idén kezelt jelöltet tartalmazó riportba nem tettünk bele…
Ahelyett viszont, hogy sok pénzért, hosszú idő alatt, a munkatársainkat először az alapos tervezés majd a platform használatának megismerése miatt vennénk ki a napi munkából,

bevezethetünk modern BI eszközöket, amiket az adatforrásokhoz csatolva, közös munkát támogató lehetőségeiket kihasználva bevezetnénk, és – kihasználva az egyszerű kezelésüket – használatukat rövid idő alatt meg is tanítanánk a munkatársainknak.

11. Persze, vannak adataim, de különböző forrásokból érkeznek, össze tudom őket kapcsolni?

Az összes BI eszközt kínáló cég törekszik arra, hogy az elképzelhető legnagyobb skálát fedje le az adatkapcsolati lehetőségek terén. Hiszen minél több adatforrásból tudnak a felhasználók egyszerűen adatot importálni az eszközbe, annál szélesebb a lehetséges felhasználók köre. Így hát nehéz olyan adatforrást találni, amihez ezek az eszközök ne tudnának kapcsolódni. A különböző adatforrásokból érkező adatok összekapcsolásához pedig csak egy közös mezőre van szükségünk, a többit megoldja az eszköz.

12. A legtöbb adat, amivel dolgoznom kell, átalakításra, igazításra szorul. Hogy beszélhetünk akkor automatizációról? Hogyan segíthetne ezen egy BI eszköz?

Az üzleti támogató területek háza táján valóban gyakori, hogy javítani, tisztítani, rendszerezni, értelmezni kell az adatokat, mielőtt elkezdjük az információvá alakításukat. Ezt sajnos egyetlen eszköz sem fogja megcsinálni helyettünk, hiszen konkrét elképzelések mentén végezzük ezeket az átalakításokat, amit betáplálni egy rendszerbe tovább tartana, mint kézzel elvégezni a munkát.
Ha viszont vannak olyan lépéseink, amit rendszeresen el kell végeznünk az adott adathalmazon az elemzés előtt, ezt már könnyen implementálhatjuk egy modern BI eszközbe, hogy ezután az adatbetöltés során végezze el a szükséges lépéseket – így megspórolva nekünk azt az időt, amit utána az elemzésre fordíthatunk.

13. Hiába látom én személy szerint egy ilyen eszközben rejlő lehetőségeket, vagy tanulom meg használni, ha a cégem nem hajlandó a bevezetésre időt/pénzt áldozni. Valami ötlet?

Rendszeresen találkozom a jelenséggel, hogy bár az üzleti terület munkatársai tisztában vannak vele, hogy mennyi időt spórolna nekik egy-egy ilyen eszköz, illetve milyen előnyökkel járna az egész cég számára, akár egy BI eszköz központi bevezetése, a döntéshozókig mégsem jutnak el ezek a kezdeményezések – ha pedig eljutnak, előfordul, hogy a jelentőségüket nem sikerül eléggé hangsúlyozni, így nem valósul meg a bevezetés.

Remélem, sikerült megválaszolnom a legtöbbetekben felmerült kérdéseket. Ha lenne még, írd meg, és igyekszem mihamarabb válaszolni:

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *